Règlement intérieur de l’Amicale
Modifié et applicable
à compter du 1^er janvier 2025

 

Titre I : But

ARTICLE 1

Ce règlement a pour but de fixer des règles et de donner les outils nécessaires à la gestion administrative des amicalistes et de leurs ayants-droit.

L'Amicale du Personnel du Département de la Moselle a pour but de "favoriser l'esprit de solidarité et de convivialité entre les adhérents et leur famille par l’organisation d’activités, dans les domaines culturel, sportif et de loisirs » (Article 3 des statuts de l'association).

Le présent règlement détermine également les règles de fonctionnement du Conseil d’Administration et du bureau.

 

Titre II - Bénéficiaire

ARTICLE 2
Peuvent bénéficier des activités de l’Amicale, les Amicalistes et leurs ayant(s) droit.

Ont la qualité d’Amicaliste :

• les agents placés sous l'autorité du Président du Conseil Départemental, à jour de leur cotisation tels que les fonctionnaires et les agents contractuels de droit public et de droit privé  (à l'exclusion des vacataires), en position d'activité, congé parental, congé-formation, ainsi que les agents retraités du cadre départemental et ceux employés par les organismes satellites - entité qui ne dispose pas de son propre dispositif d’action sociale.

 

Précisions concernant les retraités au moment de la date de départ en retraite 

L’Amicaliste à deux choix, continuer l’adhésion simple – montant adopté en Assemblée Générale Ordinaire (exemple en 2025 montant fixé à 22 €) ou opter pour l’adhésion couplée Amicale/CNAS.

• Adhésion à l’Amicale simple (exemple en 2025 montant fixé à 22 €)
  Un agent retraité peut adhérer à l’Amicale l’année de son départ en retraite ; cependant s’il ne le fait pas il ne pourra plus adhérer les années suivantes.
  Aussi, si pour une raison ou une autre l’agent retraité ne renouvelle pas son adhésion l’année suivante il ne pourra plus adhérer.
• Adhésion couplée Amicale/CNAS - montant voté en Conseil d’Administration (exemple en 2025 pour les 2 premières années à 94 €/à partir de la 3^ème année à 129 €)
  La condition impérative pour cette adhésion est d’être adhérent à l’Amicale de façon ininterrompue depuis 3 ans au moment du départ en retraite (exemple : pour un départ en retraite en 2024 il faut que l’Amicaliste ait adhéré 2021,2022,2023).
  L’Amicaliste retraité ayant opté pour l’adhésion couplée peut décider de revenir à une adhésion classique.
  L’inverse en revanche n’est pas possible.
  En cas de non renouvellement, comme pour l’adhésion simple, l’année suivante il ne pourra plus adhérer.

 

Ont la qualité d’ayant(s) droit :

• enfant de moins de 20 ans (l’enfant bénéficiera des prestations et activités de l’Amicale jusqu’au 31 décembre de l’année de son 20^ème anniversaire),
• conjoint, concubin ou PACS déclaré lors de l'adhésion pour l'année,
• pour les familles recomposées, peu importe le type de garde (alternée ou non), les enfants de l’Amicaliste et de son ayant droit.

 

Justificatifs à fournir :

Concubin :
    • certificat de vie maritale ou attestation de PACS
ou • RIB ou chèque compte-joint 
ou • facture aux deux noms ou à la même adresse

Enfant :        
     • acte de naissance/ livret de famille
ou • copie du jugement d’adoption

Famille recomposée :
• copie du livret de chaque famille peu importe le type de garde mis en place.

Les Amicalistes et leurs « ayant(s) droit » peuvent bénéficier des prestations proposées par l’Amicale aux conditions décrites au titre V (Actions et Activités). Les adhérents de notre association s’engagent à ne pas adhérer à une autre structure de même type dans une autre administration.

 

ARTICLE 3

1. Un Amicaliste, qui adhère seul, (sans enfants et sans conjoint) pourra s’inscrire à chaque sortie avec un « extérieur intermédiaire ».

De ce fait, en cas de sélection, il ne sera plus refusé s’il est accompagné d’un extérieur. Au moment de la clôture, seul le nombre de points de l’Amicaliste sera pris en compte. Les personnes seules pourront ainsi désormais participer aux sorties et être accompagnées de la personne souhaitée.

Dans ce cadre, il est créé pour chaque sortie, un tarif « extérieur intermédiaire ». Il bénéficie d'une participation financière.

Le principe à respecter étant que l'extérieur intermédiaire paie pour chaque sortie, plus cher que l'Amicaliste et son ayant droit.

2. Les Amicalistes ont la possibilité d’inviter des personnes extérieures ne relevant pas de l’article 2 pour participer aux prestations proposées par l’Amicale. Elles ont la qualité d’« extérieur».

Les « Amicalistes » et leurs « ayants droit » ont priorité sur les invités lors d’une inscription à une activité.

Les extérieurs ne peuvent prétendre aux tarifs spécifiques fixés pour les membres actifs et leurs ayants droit. Ils ne bénéficient d’aucune participation financière.

3. Les enfants de l’ASE hébergés chez les assistantes familiales Amicalistes, se voient appliquer le tarif extérieur lors de l’inscription aux sorties. Ces enfants ne sont pas écartés au moment de la validation des sorties.

Les assistantes familiales peuvent demander à l’ASE le remboursement des frais liés à la participation du / des enfant(s) sur présentation d’une facture éditée par l’Amicale ; la demande de cette facture est à faire à l’issue de la sortie.

 

ARTICLE 4               

Le montant de la cotisation est fixé chaque année sur proposition du Conseil d’Administration réuni en Assemblée Générale Ordinaire, par les adhérents eux-mêmes.

 

ARTICLE 5

Le renouvellement de la cotisation de l’année N+1 doit être transmis à l’Amicale accompagné du règlement par chèque bancaire, au cours du dernier trimestre de l’année N et au plus tard, le 31 décembre de l'année N.

Les personnes n'ayant pas renouvelé leur cotisation au 31 décembre de l'année N pourront adhérer au cours de l'année N+1 jusqu’au 31 janvier.

Passé cette date, leur adhésion sera refusée et de fait, ne bénéficieront pas des prestations de l’Amicale.

Tout agent nouvellement recruté et répondant aux critères de l’article 2 pourra adhérer dans les six mois suivant son recrutement.

L’encaissement des cotisations se fait au cours du premier trimestre N+1.

 

ARTICLE 6
La qualité d’« Amicaliste » disparaît dans les cas suivants :

• si l'agent n'est plus placé sous l'autorité du Président du Conseil Départemental (départ, disponibilité, fin de contrat, détachement)
• sur décision du Conseil d’Administration en références des statuts
• si la situation de l'agent ne répond plus aux conditions de l’article 2
• en cas de décès (voir article 7 du présent règlement)
• en cas de démission notifiée par lettre adressée au Président.

 

ARTICLE 7

En cas de décès de l’Amicaliste, les droits des ayant(s) droit sont maintenus jusqu’au 31 décembre de l’année en cours.

De plus, les ayant(s) droit inscrits avant le décès à une activité postérieure au 31 décembre de l’année en cours pourront y participer.

 

Titre III - Fonctionnement du Conseil d'Administration et Bureau

ARTICLE 8

Le Conseil d’Administration se réunit au minimum six fois par an. Les membres du Conseil d'Administration sont convoqués individuellement au moins huit jours auparavant. En cas d’urgence, ce délai peut être réduit.

Les procurations sont admises dans la limite d’une seule par membre du Conseil d’Administration.

Les procurations, comme les excuses, sont écrites. Une procuration peut indiquer la consigne de vote ; si la personne recevant la procuration ne dispose pas de consigne, son vote comptera pour deux.

Le quorum validé en début de séance est valable jusqu'à la fin de la séance, même en cas de départ en cours de séance.

L’ordre du jour des réunions est joint à la convocation.

 

ARTICLE 9

Le Conseil d’Administration fixe les montants des diverses prestations et participations allouées aux Amicalistes et ayant(s) droit ou dues par ceux-ci.

Il vote le budget.

Le Conseil d’Administration confie au Président le soin de solliciter les subventions de fonctionnement auprès du Conseil Départemental de la Moselle et des autres organismes.

 

ARTICLE 10

Le trésorier tient la comptabilité par recettes et dépenses. Il rend compte de sa gestion à l’Assemblée Générale Ordinaire annuelle et à la demande du Conseil d’Administration.

Les dépenses sont ordonnancées par le Président ou ses délégués.

Toute opération de sortie de fonds d’un montant supérieur à 3 000 € doit recueillir deux signatures : celle du trésorier et celle du Président ou du vice-président ou trésorier-adjoint.

 

ARTICLE 11

Les administrateurs élus, membres du Conseil d’Administration, peuvent être déclarés démissionnaires d’office de leurs fonctions en cas d’absence à trois réunions consécutives dudit conseil sans excuses formulées par écrit avant la réunion.

Cette démission est ratifiée au cours de la plus proche réunion du Conseil d'Administration.

 

ARTICLE 12

Le Bureau de l’Amicale se réunit toutes les fois qu’il le juge nécessaire. Il rend compte de ses travaux au Conseil d'Administration.

 

Titre IV : Indicateur de sélection

ARTICLE 13

Tout Amicaliste souhaitant bénéficier de prestations de l’Amicale se verra affecter des points sur sa participation financière et celle de ses ayant(s) droit.

• Les points (1 point = 1 € de participation financière de l’Amicale)
  Les prestations pour lesquelles l'Amicale participe et où une sélection est opérée (sorties).

A compter du 1^er janvier 2020, les points ne seront plus comptés :

• pour les sorties sur les sites départementaux ;
• pour les sorties en nombre illimité comme Europa Park, Walygator, le Zoo d'Amnéville, le Parc de Sainte Croix ...afin de ne plus pénaliser les familles dans la mesure où tout le monde est accepté pour ces sorties.

A titre de rappel, les prestations comme les locations, la fête de Noël n'affectent pas le compteur de points.

• De plus, l'Amicaliste ne conservera plus les points sur 3 années glissantes, mais seulement sur l'année en cours et l'année N-1 (exemple : points de l'année 2024 auxquels seront rajoutés ceux de 2025).

En cas d'égalité, c'est l'ancienneté d'adhésion à l'Amicale qui prime.

 

ARTICLE 14
L'Amicale est en mesure de communiquer les indicateurs à l'adhérent sur demande écrite.

 

Titre V : Actions et activités

ARTICLE 15

LOCATIONS D’APPARTEMENTS COUP PAR COUP

Pour les locations auprès de l'organisme CITADINES, l'Amicale participe à hauteur de 50 % du tarif une fois par an par Amicaliste, pour une nuit.
L'Amicale applique les clauses du règlement de l’organisme en vigueur au moment de la location.

 

LOCATIONS D’APPARTEMENTS A LA BRESSE, A BERGHEIM ET COTTAGE A CENTER PARCS

L’Amicale propose trois appartements à LA BRESSE, un à BERGHEIM et un cottage à Center Parcs à HATTIGNY. Un descriptif des locations avec indication des périodes est diffusé aux Amicalistes, l'Amicaliste ne peut effectuer qu'une pré-réservation par résidence.

 

Conditions d'annulation

Un mail doit être adressé à l’Amicale (voir article 16).

 

ARTICLE 16

Voyages, locations et sorties diverses

L’Amicale applique les clauses du règlement de l’organisme prestataire.

En cas d'annulation de la part de l'Amicaliste, le règlement de l'organisme prestataire est appliqué.

A défaut, le Conseil d'Administration prévoit les conditions d'annulation suivantes :

• si annulation avant clôture des inscriptions : pas de pénalité et destruction du chèque ;
• si annulation après clôture des inscriptions : justificatif impératif. A noter que ne sera remboursé que l’Amicaliste ou l’ayant droit présentant un justificatif (certificat médical etc) et non plus l’ensemble des inscrits ;
• Si l’Amicaliste ne prévient pas de son absence à une sortie, il se verra réclamer le prix réel de la sortie (tarif extérieur).

 

ARTICLE 17

Encaissements des chèques

Les chèques pour les sorties et voyages sont encaissés dans le mois suivant l’acceptation de la demande d’inscription.

Pour les locations, les chèques sont encaissés trimestriellement.

 

ARTICLE 18

Le délai de prévenance

Pour savoir si vous êtes accepté ou refusé à une sortie, il vous suffit de vous connectez à votre espace personnel sur notre site internet à l’aide de votre identifiant et de votre mot de passe. De vous rendre dans votre suivi de commande 3/4 jours après la date de clôture, il apparaitra alors la mention « accepté » ou « refusé » à côté de la sortie en question. En cas de refus, votre chèque sera détruit.

 

SANCTIONS

ARTICLE 19

En cas d’entorse au règlement constatée (ex. : une location pour un tiers, remplacement d’un ayant droit pour une sortie par un tiers, non-respect des dispositions du règlement intérieur etc.), le Conseil d’Administration se réserve le droit de prendre des sanctions pouvant aller jusqu’à l’exclusion définitive de l’Amicaliste.

Au même titre, les sorties proposées par l’Amicale ont des tarifs attractifs qui se justifient par des contraintes de dates, d’horaires et d’organisation, nous vous rappelons que pour pouvoir y participer vous devez vous inscrire pour L’INTEGRALITE de la sortie (voyage en bus, repas, visite, etc…) rien ne peut être dissocié ou négocié.

 

Titre VII : Gestion administrative

ARTICLE 20

La gestion des membres et des activités de l’Amicale est organisée par un système informatique conformément à la déclaration faite à la commission nationale informatique et libertés le 15 juin 1999.

 

Le 1^er janvier 2025.