Règlement intérieur de l’Amicale
Modifié et applicable à compter du 1^er janvier 2023

 

Titre I : But

ARTICLE 1
Ce règlement a pour but de fixer des règles et de donner les outils nécessaires à la gestion administrative des amicalistes et de leurs ayants-droit.

L'Amicale du Personnel du Département de la Moselle a pour but de "favoriser l'esprit de solidarité et de convivialité entre les adhérents et leur famille par l’organisation d’activités, dans les domaines culturel, sportif et de loisirs ». (Article 3 des statuts de l'association).

Le présent règlement détermine également les règles de fonctionnement du Conseil d’Administration et du bureau.

 

Titre II - Bénéficiaire

ARTICLE 2
Peuvent bénéficier des activités de l’Amicale, les amicalistes et leurs ayants-droit.

Ont la qualité d’Amicaliste :

• les agents à jour de leur cotisation tels que les fonctionnaires et les agents contractuels de droit public et de droit privé à l'exclusion des vacataires, placés sous l'autorité du Président du Conseil Départemental en position d'activité, congé parental, congé-formation, ainsi que les agents retraités du cadre départemental et ceux employés par les organismes satellites.

Ont la qualité d’ayant(s) droit :

• enfant de moins de 20 ans (l’enfant bénéficiera des prestations et activités de l’Amicale jusqu’au 31 décembre de l’année de son 20^ème  anniversaire),
• conjoint, concubin ou PACS déclaré lors de l'adhésion pour l'année,
• pour les couples séparés, les familles recomposées, peu importe le type de garde (alternée ou non), les enfants de l’amicaliste et de son ayant droit.

Justificatifs à fournir :

-Concubin :
• certificat de vie maritale ou attestation de PACS
ou • RIB ou chèque compte-joint barré
ou • certificat sur l’honneur signé par les deux parties.

• Enfant :        
  • bulletin de naissance
  ou • copie du jugement d’adoption
  ou • pour les enfants du concubin ou pacsé (fournir feuille d’imposition du concubin ou pacsé attestant la prise en charge des enfants) ou séparé/divorcé (fournir attestation sur l’honneur et une copie des livrets de famille respectifs à fournir obligatoirement).
   

Les Amicalistes et leurs «ayant(s) droit» peuvent bénéficier des prestations proposées par l’Amicale aux conditions décrites au titre V (Actions et Activités). Les adhérents de notre association s’engagent à ne pas adhérer à une autre structure de même type dans une autre administration.

 

ARTICLE 3

1. Un Amicaliste, qui adhère seul, (sans enfants et sans conjoint)  pourra s’inscrire à chaque sortie avec un « extérieur intermédiaire ».

De ce fait, en cas de sélection, il ne sera plus refusé s’il est accompagné d’un extérieur. Au moment de la clôture, seul le nombre de points de l’amicaliste sera pris en compte. Les personnes seules pourront ainsi désormais participer aux sorties et être accompagnées de la personne souhaitée.

Dans ce cadre, il est créé pour chaque sortie, un tarif « extérieur intermédiaire ». Il bénéficie d'une participation financière.

Le principe à respecter étant que l'extérieur intermédiaire paie pour chaque sortie, plus cher que l'Amicaliste et son ayant droit.

2. Les Amicalistes ont la possibilité d’inviter des personnes extérieures ne relevant pas de l’article 2 pour participer aux prestations proposées par l’Amicale. Elles ont la qualité d’«extérieur».

Les «membres actifs» et leurs «ayants droit» ont priorité sur les invités lors d’une inscription à une activité.

Les extérieurs ne peuvent prétendre aux tarifs spécifiques fixés pour les membres actifs et leurs ayants droit. Ils ne bénéficient d’aucune participation financière.

 

ARTICLE 4

Le montant de la cotisation est fixé chaque année sur proposition du Conseil d’Administration réuni en Assemblée Générale Ordinaire, par les adhérents eux-mêmes.

 

ARTICLE 5

Le renouvellement de la cotisation de l’année N+1 doit être transmis à l’Amicale accompagné du règlement par chèque bancaire, au cours du dernier trimestre de l’année N et au plus tard, le 31 décembre de l'année N.

Les personnes n'ayant pas renouvelé leur cotisation au 31 décembre de l'année N pourront adhérer au cours de l'année N+1 jusqu’au 28 février.

Passé cette date, leur adhésion sera refusée et de fait, ne bénéficieront pas des prestations de l’Amicale.

Tout agent nouvellement recruté et répondant aux critères de l’article 2 pourra adhérer dans les six mois suivant son recrutement.

 

ARTICLE 6
La qualité d’«Amicaliste» disparaît dans les cas suivants :

• si l'agent n'est plus placé sous l'autorité du Président du Conseil Départemental (départ, disponibilité, fin de contrat)
• sur décision du Conseil d’Administration en références des statuts
• si la situation de l'agent ne répond plus aux conditions de l’article 2
• en cas de décès (voir article 7 du présent règlement)
• en cas de démission notifiée par lettre adressée au Président.

 

ARTICLE 7

En cas de décès de l’Amicaliste, les droits des ayant(s) droit sont maintenus jusqu’au 31 décembre de l’année en cours.

De plus, les ayant(s) droit inscrits avant le décès à une activité postérieure au 31 décembre de l’année en cours pourront y participer.

 

Titre III - Fonctionnement du conseil d'administration et bureau

ARTICLE 8

Le Conseil d’Administration se réunit au minimum six fois par an. Les membres du Conseil d'Administration sont convoqués individuellement au moins dix jours auparavant. En cas d’urgence, ce délai peut être réduit.

Les procurations sont admises dans la limite d’une seule par membre du Conseil d’Administration.

Les procurations, comme les excuses, sont écrites. Une procuration peut indiquer la consigne de vote ; si la personne recevant la procuration ne dispose pas de consigne, son vote comptera pour deux.

Le quorum validé en début de séance est valable jusqu'à la fin de la séance, même en cas de départ en cours de séance.

L’ordre du jour des réunions est joint à la convocation.

 

ARTICLE 9

Le Conseil d’Administration fixe les montants des diverses prestations et participations allouées aux Amicalistes et ayants-droit ou dues par ceux-ci.

Il vote le budget.

Le Conseil d’Administration confie au Président le soin de solliciter les subventions de fonctionnement auprès du Conseil Départemental de la Moselle et des autres organismes.

 

ARTICLE 10

Le trésorier tient la comptabilité par recettes et dépenses. Il rend compte de sa gestion à l’Assemblée Générale Ordinaire annuelle et à la demande du Conseil d’Administration.

Les dépenses sont ordonnancées par le Président ou ses délégués.

Toute opération de sortie de fonds d’un montant supérieur à 3 000 € doit recueillir deux signatures : celle du trésorier et celle du Président ou du vice-président ou trésorier-adjoint.

 

ARTICLE 11

Les administrateurs élus, membres du Conseil d’Administration, peuvent être déclarés démissionnaires d’office de leurs fonctions en cas d’absence à trois réunions consécutives dudit conseil sans excuses formulées par écrit avant la réunion.

Cette démission est ratifiée au cours de la plus proche réunion du Conseil d'Administration.

 

ARTICLE 12

Le bureau de l’Amicale se réunit toutes les fois qu’il le juge nécessaire. Il rend compte de ses travaux au Conseil d'Administration.

 

Titre IV : Indicateur de sélection

ARTICLE 13

Tout Amicaliste souhaitant bénéficier de prestations de l’Amicale se verra affecter des points sur sa participation financière et celle de ses ayant(s) droit.

• Les points (1 point = 1 € de participation financière de l’Amicale)
  Les prestations pour lesquelles l'Amicale participe et où une sélection est opérée (sorties).

A compter du 1^er janvier 2020, les points ne serons plus compter :

• pour les sorties sur les sites départementaux ;
• pour les sorties en nombre illimité comme Europa Park, Walygator, le Zoo d'Amnéville, le Parc de Sainte Croix ...afin de ne plus pénaliser les familles dans la mesure où tout le monde est accepté pour ces sorties.

A titre de rappel, les prestations comme les locations, la fête de Noël n'affectent pas le compteur de points.

• De plus, l'Amicaliste ne conservera plus les points sur 3 années glissantes, mais seulement sur l'année en cours et l'année N-1 (exemple : points de l'année 2019 auxquels seront rajoutés ceux de 2020).

En cas d'égalité, c'est l'ancienneté d'adhésion à l'Amicale qui prime.

 

ARTICLE 14
L'Amicale est en mesure de communiquer les indicateurs à l'adhérent sur demande écrite.

 

Titre V : Actions et activités

ARTICLE 15

LOCATIONS D’APPARTEMENTS COUP PAR COUP

Pour les locations auprès de l'organisme CITADINES, l'Amicale participe à hauteur de 50 % du tarif une fois par an par amicaliste, pour une nuit.

L'Amicale applique les clauses du règlement de l’organisme en vigueur au moment de la location.

 

LOCATIONS D’APPARTEMENTS A LA BRESSE, A BERGHEIM ET A EVIAN LES BAINS

L’Amicale propose trois appartements à LA BRESSE, un à BERGHEIM et un à EVIAN LES BAINS. Un descriptif des locations avec indication des périodes est diffusé aux Amicalistes.

 

Conditions d'annulation

Un courrier ou un mail doit être adressé à l'Amicale (voir article 16).

 

ARTICLE 16

Voyages, locations et sorties diverses

L’Amicale applique les clauses du règlement de l’organisme prestataire.

En cas d'annulation de la part de l'Amicaliste, le règlement de l'organisme prestataire est appliqué.

A défaut, le Conseil d'Administration prévoit les conditions d'annulation suivantes :

• si annulation avant clôture des inscriptions : pas de pénalité
• si annulation après clôture des inscriptions : « Toute annulation sans motif justifié, (évènement familial, maladie, hospitalisation...)avec présentation de justificatif, ne sera pas remboursée et l'Amicaliste se verra réclamer le coût de la sortie. Sans règlement de cette somme par l'Amicaliste, ce dernier ne pourra s'inscrire à aucune autre sortie ».
• si l'Amicaliste ne prévient pas de son absence à une sortie, il se verra réclamer le prix réel de la sortie (tarif exterieur) .

 

SANCTIONS

ARTICLE 17

En cas d’entorse au règlement constatée (ex. : une location pour un tiers, remplacement d’un ayant droit pour une sortie par un tiers, non-respect des dispositions du règlement intérieur etc.), le Conseil d’Administration se réserve le droit de prendre des sanctions pouvant aller jusqu’à l’exclusion définitive de l’Amicaliste.

Au même titre, les sorties proposées par l’Amicale ont des tarifs attractifs qui se justifient par des contraintes de dates, d’horaires et d’organisation, nous vous rappelons que pour pouvoir y participer vous devez vous inscrire pour L’INTEGRALITE de la sortie (voyage en bus, repas, visite, etc…) rien ne peut être dissocié ou négocié.

 

Titre VII : Gestion administrative

ARTICLE 18

La gestion des membres et des activités de l’Amicale est organisée par un système informatique conformément à la déclaration faite à la commission nationale informatique et libertés le 15 juin 1999.